Конференция – это коллективное собрание нескольких или одной компании с целью обсуждения результатов сотрудничеству в области предпринимательской деятельности, обсуждение проблем возникновения при реализации предпринимательских проектов, улучшения взаимодействия и путей решения всех существенных проблем. Обычно в оборудованных специальных конференц-залах проводятся такого типа собрания, специально оборудованные средствами для проведения конференции. Например, для конференции могут потребоваться экраны, проекторы, системы синхронного перевод, аудио система и другие вспомогательные приборы. Для этого каждое предприятие может использовать свое большое помещение или воспользоваться услугами других фирм, осуществляющих аренду зала.
Также такие мероприятия могут быть организованы, как коммерческими, так и не коммерческими организациями. Конференц-компании часто в этом случае выступают в роли коммерческих организаций. В крупных отелях с конференц-залом или в специальных центрах часто проходят бизнес конференции.
Креативность в организации проекта.
От стада однотипных мероприятий устали специалисты и топ-менеджеры компании, поэтому нужно разнообразить формат такого события посредством включения в расписание параллельных круглых столов, сессий, экскурсий, присуждение профессиональных премий.
Например, интересным и креативным решением стало посещение морского торгово-делового центра «Новинский бульвар, 31» всех работников компании, осуществляющих руководством объектов коммерческой недвижимости. Также в неформальной дискуссии была организована конференция GSM Russia с участием трех крупнейших мобильных операторов: «МегаФона», «МТС» и «Вымпелкома». Нетипичную атмосферу для конференции в этом случае создавали журнальные столики с живыми цветами, за которыми сидели все участники конференции.
Очень важно правильно организовать диалог между спикерами и делегатами. Достаточное время для дискуссии, неформального и формального общения должен быть запланирован в программе конференции. Интересно, что в зависимости от отрасли меняются предпочтения аудитории конференции: так контент мероприятия, практические кейсы и актуальный смысл интересует, прежде всего, юристов и финансистов, в то время, как для специалистов телекоммуникационного рынка очень важны живое общение, неформальная обстановка, дискуссии и фуршеты.
Новые опции в пакет делегатов заставляет включать стремление идти в ногу со временем: так была в жизнь введена новая инновационная система под названием Expoconnection, которая позволяет согласовывать и назначать время встреч с интересными и перспективными собеседниками. Также часто участники конференции во время таких мероприятий могут заключать сделки. Для этого специально предназначены переговорные помещения, где можно спокойно обсудить все детали сделки. Также для осуществления таких конференций можно заказать аренду рабочего места с юридическим адресом, которое обеспечит эффективное проведение именно такого вида деловых встреч.
Вопросам изобретательности и профессионализма организаторов является расширение возможностей, предоставляемых на конференции делегатам.
С каждым годом проведения конференций все больше развивается и совершенствуется, несмотря на то, что они зародились только десять лет назад. Сейчас не более чем на 20% освоен в России рынок конференций и деловых встреч, при этом, несомненно, рост количества событий, будет сопровождаться повышением результативности и качества предоставления услуг.