Во всех транспортных компаниях обязательно нужно подсчитывать расходы, связанные с обслуживанием транспортных средств. Нужно знать, сколько было использовано горючего в течение дня, чтобы подсчитывать расходы и доходы. Специально для этого были разработаны маршрутные листы, куда вносятся все данные о транспортном средстве и расход топлива в течение рабочего дня. Далее более подробно рассмотрим, как правильно заполнять маршрутные листы, чтобы контролировать расходы на транспортном предприятии.
Заполняем маршрутные листы
— Все маршрутные листы имеют четко установленную форму и заполняются согласно разработанным нормам. Они относятся к официальным документам строгой отчетности. Обязательно указываются все реквизиты конкретной компании, так же как и в любом другом первичном документе. Например, это должно быть название организации, личные данные должностных лиц и их подписи, а также печать компании.
— Маршрутные листы нужно заполнять ежедневно на каждое транспортное средство, которое выходит на работу. Листы должны подшиваться и нумероваться, чтобы никто не смог их подделать.
— В маршрутном листе нужно указать такую информацию, как название организации, текущая дата заполнения, номер документа, реквизиты лица, которое заполняет лист. Также нужно указать данные о самом маршруте, а именно цель выезда из автопарка, место отбытия и прибытия, реквизиты транспортного средства, количество горючего в баке в начале поездки и в конце. Также прилагаются подтверждающие документы, например, чеки или квитанции на топливо.
— Обязательно маршрутные листы подписываются руководителем фирмы и главным бухгалтером. Печать компании ставить не обязательно.
— Маршрутные листы позволяют возмещать расходы водителю. Специально для этого составляется авансовый отчет, по которому можно получить все потраченные деньги на горючее. При этом маршрутный лист должен быть правильно заполнен и иметь все подтверждающие документы об осуществлении расходов во время поездки. Без подтверждающих документов невозможно получить потраченные средства на горючее. Поэтому нужно собирать все чеки и прикреплять к маршрутному листу.
— В течение трех дней после поездки водитель должен отчитаться перед бухгалтерией.