В современных условиях, для слаженной организации телефонной связи, предприятия заинтересованы в том, чтобы вводить добавочные номера, которые представляют собой числовые коды, присваиваемые определенным подразделениям. Обычно, телефонный номер состоит из двух частей, из которых первая часть – собственно номер телефона (основной), а вторая — добавочный номер, который непосредственно уже дает соединение с определенным подразделением предприятия или должностным лицом.
Добавочный номер представляет собой некий узел, который осуществляет переадресацию в автоматической телефонной станции (АТС) на конкретного адресата. Формат добавочного номера состоит из четырех знаков, начиная с 0001 и заканчивая 9999.
Формируется добавочный номер, обычно по такому принципу: первые две цифры обозначают присвоенный порядковый номер подразделения, две другие – порядковый номер, присвоенный должностному лицу.
Использование добавочных номеров расширяет границы возможности АТС и делает более выгодной и рентабельной работу различных предприятий, сокращая расстояния и объединяя структурные подразделения без дополнительных финансовых затрат на аренду производственных помещений, закупку оргтехники, коммунальные платежи и т.д.
Организация рабочего пространства современной компании состоит в разделении единого пространства невысокими перегородками на автономные секции, в каждой из которых находится сотрудник, выполняющий свою работу. В каждой из таких секций расположен рабочий стол, со своим телефоном и персональным компьютером.
Для связи с определенным сотрудником фирмы, необходимо сделать звонок сначала на главный номер телефона. После соединения, для установления контакта с определенным сотрудником, следует набрать добавочный номер.
Широкое использование добавочных номеров обусловлено тем, что они очень экономны в использовании, поскольку не требуют приобретения дополнительных технических средств и обеспечивают быстрое установление связи с нужным подразделением или сотрудником.
Учитывая то, что у каждого сотрудника есть свой мобильный телефон, а у большинства, еще и домашние стационарные телефоны, АТС имеет возможность перераспределять звонки на них, а также и на голосовую почту или скайп.
Для того, чтобы набрать добавочный номер из вашего сотового, сначала следует позвонить на основной номер фирмы. Дождавшись ответа автоответчика, следует дослушать его до конца, во избежание сбоя оборудования, и проделывания действий с начала. Под конец сообщения, будут названы добавочные номера и предложено сделать необходимый выбор после окончания звучания сигнала. Набрав нужный вам добавочный номер, следует ждать ответа.
Сотовые телефоны отличаются от стационарных тем, что автоматически переводятся в нужный режим.
В случае неправильного проведения соединения АТС, отключаться нет необходимости, можно просто попросить ответившего сотрудника переключить вас на требуемый номер. В практике такое применяется довольно часто, поэтому сотрудники, обычно, не отказывают в такой услуге. Если, все же, вам отказали в переключении на нужный номер, вам придется повторить процедуру набора добавочного номера заново.
Современные проводные телефоны оснащены переключателями тонального режима. Если АТС, обслуживающая вашу компанию поддерживает тональный режим, следует держать переключатель «Pulse-Tone» во включенном состоянии. Однако, если вам редко приходится им пользоваться, держать в таком положении не удобно, он быстрее выйдет со строя. Осуществить переключение в тональный режим следует с использованием меню.